Bí quyết lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Sự chuyên nghiệp trong cách tổ chức sự kiện không chỉ nằm ở sự thành công của nó mà còn dựa vào bản kế hoạch tổ chức.Với 70% chiếm trong sự thành công, bản kế hoạch đá chứng mình tại sao người làm sự kiện phải chuẩn bị nó thật tốt.Làm thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện tốt nhất? Bài viết này sẽ giải đáp cho bạn.



1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện


Các loại sự kiện hiện nay rất đa dạng về chủng loại, hơn nữa những loại sự kiện khác nhau các hạng mục cần làm trong bản kế hoạch cũng sẽ có sự chênh lệch, vậy nên bước đầu tiên bạn luôn phải xác định đúng loại sự kiện mình cần tổ chức.Tại sao sự kiện này được tổ chức?Cần đạt được những gì?  Bạn phải giải quyết điều này, đây còn được coi là mục đích và mục tiêu của sự kiện.


2.Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?


Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.


3. Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng. 


4.Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Với các thông điệp và mục đích đã xây dựng trước, bạn nên bắt đầu chọn ngày và địa điểm sẽ tổ chức, ngày tổ chức khá quan trọng, nếu chọn vào các dịp lễ sự kiện sẽ hiệu quả hơn, nếu vào các ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật sẽ có lượng khách mời đến tham dự đông hơn.Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.


5.Lập chương trình tổ chức sự kiện


Sau khi thực hiện xong bước thứ 4 bạn nên bắt đầu xây dựng một sườn sự kiện càng tỉ mỉ càng tốt, điều này không những nâng cao hiệu quả của sự kiện trong việc gây ấn tượng với khách hàng mà còn marketing hiệu quả cho mặt hàng của doanh nghiệp bạn.Vì chương trình sẽ gồm nhiều phần khác nhau như giải trí, giao lưu khách hàng,.. nên chuẩn bị thật kỹ để tránh sai sót đáng tiếc.


6. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông cho sự kiện



Với ý nghĩa quảng bá cho doanh nghiệp cũng như gây ấn tượng cho các thương hiệu, sản phẩm thì truyền thông là một hoạt động mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp.Nên xây dựng các biện pháp truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất với mức ngân sách thấp nhất.


7.Dự trù ngân sách cho sự kiện.


Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Ngoài những điều đã chia sẻ trên, bạn nên tạo cho mình một nền tảng kiến thức tổ chức sự kiện tốt bằng cách lắng nghe chia sẻ từ nhiều nguồn sách báo, internet hoặc các trường cấp dạy.

Leave a Reply